Office & Admin Coordinator (F/M/X) – Porto
Sobre este emprego
A Randstad Professional Talent Solutions é a unidade de negócio do Grupo Randstad direcionada para o recrutamento de Middle & Top Management.
O nosso cliente é uma empresa de grande relevo no mercado mundial, que atua no setor da engenharia e consultoria, e procura reforçar a sua equipa com um/a Office & Admin Coordinator.
Com base no Porto, esta pessoa será responsável por coordenar várias atividades administrativas, operacionais e de apoio aos colaboradores numa organização internacional, trabalhando em estreita colaboração com a gestão e colaboradores de diferentes geografias, incluindo deslocações ocasionais aos escritórios em Oslo, Noruega.
Este não é um cargo tradicional de Office Manager, uma vez que funcionará como um ponto central de coordenação, apoiando a gestão de reservas de viagens, logística de onboarding, iniciativas para colaboradores, eventos, equipamentos, processos administrativos e vários projetos operacionais de apoio ao negócio.
Responsabilidades:
- Coordenar a reserva de viagens de negócios, incluindo voos, alojamento, transportes e itinerários;
- Encomendar e coordenar a entrega de portáteis, equipamentos e outros recursos para novos e atuais colaboradores;
- Apoiar a logística de onboarding, garantindo que os novos colaboradores têm as ferramentas e informações necessárias para começar;
- Auxiliar na atualização de informações da empresa em plataformas internas e no website institucional;
- Apoiar o planeamento e coordenação de reuniões, workshops e eventos da empresa;
- Manter e organizar registos administrativos, documentos e informações da empresa;
- Coordenar o contacto com fornecedores externos e prestadores de serviços sempre que necessário;
- Monitorizar e gerir compras relacionadas com o escritório e despesas administrativas;
- Prestar apoio administrativo à gestão e a vários departamentos, conforme necessário;
- Criar e atualizar apresentações, documentos e outros materiais de negócio;
- Ajudar a melhorar processos administrativos e identificar oportunidades para aumentar a eficiência;
- Atuar como ponto central de coordenação para os assuntos administrativos do dia a dia;
- Promover uma cultura empresarial positiva e profissional através de várias iniciativas focadas nos colaboradores;
- Apoiar a organização de eventos da empresa, atividades de team-building e iniciativas de envolvimento dos colaboradores.
Perfil pretendido:
- 4 a 5 anos de experiência em funções administrativas, coordenação de escritório, assistência executiva ou funções de apoio semelhantes;
- Experiência na coordenação de viagens, reuniões, eventos ou tarefas administrativas gerais;
- Sólidos conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Outlook, Word, Excel e PowerPoint;
- Experiência com Microsoft Teams e SharePoint;
- Nível profissional de inglês, C1 ou superior, e português fluente;
- Disponibilidade para viajar ocasionalmente para a Noruega;
- Fortes competências de organização e capacidade de gerir múltiplas prioridades de forma autónoma;
- Mentalidade proativa, responsável e orientada para soluções, com elevada atenção ao detalhe;
- Fortes competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
- À-vontade para trabalhar de forma autónoma num ambiente internacional;
- Forte sentido de responsabilidade e brio na qualidade do trabalho entregue.
Principais benefícios:
- Contribuição de 4% para fundo de pensões através de um prestador selecionado pela empresa;
- 25 dias de férias, além dos feriados obrigatórios;
- Telemóvel e respetivo tarifário fornecidos pela empresa;
- Computador portátil e equipamento completo de trabalho, incluindo monitores adicionais sempre que aplicável;
- Possibilidade de crescimento profissional numa empresa estável.
A Randstad tem a missão de se tornar a empresa mais equitativa e especializada de talentos a nível mundial e dá as boas-vindas a pessoas com as mais diversas capacidades e experiências.
Assumimos o compromisso de garantir que o processo de recrutamento e contratação satisfaça as necessidades de todas as pessoas.
Preocupamo-nos com a igualdade de oportunidades, independentemente de etnia, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de género, nacionalidade, idade, informações genéticas, incapacidade ou qualquer outro estatuto de grupo protegido por lei.