Empregos em excel

**Job Title:** Recruitment & Compliance Assistant
**Location:** **Remote (Portugal) – Teletrabalho**, with **occasional attendance at our Lisbon office**
**Department:** People / Operations Support
**Reporting to:** Head of Recruitment Manager (UK)
**Hours:** Full-time (35 hours per week) (Monday to Friday)

### About the role

We are looking for a proactive **Recruitment & Compliance Assistant** to support high-volume hiring and workforce compliance.
Based in Portugal, you’ll work mainly remotely (teletrabalho) and occasionally attend our Lisbon office for open days, training coordination, document collection, or internal meetings.

You will keep our recruitment pipeline moving quickly; calling candidates, replying to emails/messages/WhatsApp, booking open days and classroom training—and ensure every worker is compliant before starting work (Right to Work, Right to Drive, and document checks).

### Key Responsibilities

### High-volume recruitment coordination

– High-volume outbound calls to screen, engage, and progress candidates.
– Book candidates into **open days** and manage confirmations and attendance follow-ups.
– Schedule **classroom training** and onboarding; manage reminders and re-bookings.
– Maintain accurate candidate records and statuses in the ATS/tracking system.
– Provide daily/weekly pipeline updates (calls, bookings, show rates, starts, blockers).

### Candidate communications (Email / WhatsApp / Messaging)

– Send and reply to candidate **emails**, messages, and **WhatsApp** promptly and professionally.
– Answer candidate questions about next steps, training dates, documents required, and start processes.
– Manage shared inboxes and message groups using clear templates and consistent communication.
– Re-engage no-shows and reduce drop-off through structured follow-ups.

### Onboarding & document collection

– Collect, validate, and store required documents (ID, proof of address, licences, insurance where applicable, etc.).
– Ensure onboarding checklists are completed in a paperless environment.
– Chase missing documentation and unblock candidates quickly.

### Compliance monitoring (Right to Work / Right to Drive)

– Monitor workforce compliance, including:
– **Right to Work** validity and expiry follow-ups
– **Right to Drive** checks (licence validity/expiry and required evidence)
–
– Maintain audit-ready compliance trackers and documentation.
– Escalate non-compliance risks to HR/Operations with recommended actions.

### Internal stakeholder updates (vacancies & hiring needs)

– Liaise with **Operations Managers** and internal stakeholders to confirm vacancies, start targets, and priority roles/sites.
– Provide regular updates on **vacancy status**, pipeline health, expected starts, and risks.
– Coordinate start dates and deployment plans with Ops to meet service needs.

### Office support (Lisbon – occasional)

– Attend the Lisbon office when required to support open days, training sessions, document checks, or internal meetings.

### Requirements

– Experience in **high-volume recruitment**, recruitment coordination, HR admin, or operations support.
– **Fluent in English and Portuguese (spoken and written)**.
– Confident communicator across phone, email, and WhatsApp; comfortable handling high message volume.
– Strong organisational skills and attention to detail; able to manage multiple candidates and deadlines.
– Comfortable using **Excel/Google Sheets**, cloud storage, and ATS/CRM systems.
– Proactive, calm under pressure, and reliable with follow-through.
– Based in Portugal and able to attend our Lisbon office occasionally.
– Stable internet connection and a professional remote setup.

### Nice to have

– Experience recruiting drivers/riders or operational roles.
– Familiarity with Right to Work / Right to Drive checks.
– Experience organising open days and classroom training logistic

– Biweekly payments
– Full training and induction
– Fast progression opportunities for strong performers
– Work in a young, dynamic, fast-growing operations environment

A Mystic Cruises está a recrutar um/a Crew Administrator para integrar a equipa de Seagoing HR no Porto. Trata-se de uma função shore-based e presencial em escritório, especialmente indicada para profissionais com experiência como Assistant Purser, Crew Administrator ou em funções de Recursos Humanos no setor marítimo.

A posição terá como foco o processamento salarial das tripulações, gestão de contratos e documentação, compliance marítimo e coordenação dos movimentos de crew. Os candidatos deverão residir no Porto ou ter disponibilidade para se mudar para a região.

Responsabilidades:

• Apoiar o processamento salarial mensal das tripulações e assumir integralmente o processo na ausência do responsável de payroll;
• Preparar relatórios de timesheets e férias para tripulantes com contratos anuais;
• Validar pedidos de reembolso das tripulações de acordo com as políticas da empresa;
• Apoiar a preparação e revisão do Collective Bargaining Agreement (CBA), em coordenação com equipas internas e stakeholders externos;
• Preparar e coordenar, duas vezes por ano, as renovações dos contratos dos tripulantes com contratos anuais;
• Realizar verificações à documentação das tripulações a bordo, garantindo o cumprimento dos requisitos marítimos aplicáveis;
• Efetuar uma auditoria anual aos registos das tripulações em MXP, apoiando renovações de licenças e auditorias externas;
• Gerir inscrições e cessações de tripulantes junto da Segurança Social portuguesa;
• Preparar e distribuir semanalmente os planos de movimentação das tripulações, em articulação com a equipa de crewing e os agentes dos navios.

Requisitos:

• Experiência relevante como Assistant Purser, Crew Administrator ou em função semelhante no setor marítimo, preferencialmente na indústria de cruzeiros;
• Conhecimentos práticos de MXP, crew payroll e documentação de tripulações;
• Conhecimentos dos requisitos de emprego marítimo, incluindo MLC, STCW e CBAs;
• Bons conhecimentos de Excel e facilidade no trabalho com dados e relatórios;
• Elevada atenção ao detalhe, capacidade de organização e acompanhamento de processos;
• Bons conhecimentos de inglês em contexto profissional;
• Discrição no tratamento de informação confidencial dos colaboradores;
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma e coordenar atividades com colegas, navios e parceiros externos;
• Residência no Porto ou disponibilidade para relocalização.

Será valorizado:

• Experiência com procedimentos da Segurança Social portuguesa.

Oferta:

• Função em terra, permitindo aplicar experiência adquirida a bordo no apoio às operações da frota;
• Integração numa equipa internacional de Recursos Humanos;
• Participação direta em processos de crew operations, payroll e compliance marítimo;
• Integração numa companhia internacional de cruzeiros de expedição.

A Six Floor Solutions está a recrutar um/a Administrative Assistant para apoiar as operações administrativas, financeiras e de Recursos Humanos, em Lisboa, num regime part-time e híbrido, com 2 dias por semana no escritório. A função terá uma presença regular ao longo da semana, idealmente durante as manhãs.

A oportunidade destina-se a profissionais experientes em funções administrativas, office management, suporte financeiro ou Recursos Humanos, com forte capacidade de organização, autonomia e atenção ao detalhe.

Responsabilidades:

• Gerir as necessidades administrativas do escritório e das diferentes equipas;
• Manter a documentação da empresa organizada e atualizada;
• Acompanhar processos administrativos e burocráticos recorrentes;
• Coordenar material de escritório, compras, entregas e outras necessidades logísticas;
• Gerir a relação com fornecedores e prestadores de serviços externos;
• Apoiar a organização de reuniões, atividades internas e outras necessidades operacionais;
• Coordenar a aquisição e gestão de merchandising da empresa;
• Acompanhar prazos administrativos, renovações e obrigações recorrentes;
• Atuar como ponto de contacto com a equipa externa de contabilidade;
• Recolher, organizar e partilhar faturas, recibos e restante documentação contabilística;
• Apoiar reconciliações bancárias e tarefas financeiras de rotina;
• Manter registos organizados de despesas e respetiva documentação de suporte;
• Apoiar a preparação de pagamentos e a gestão administrativa de fornecedores;
• Atualizar ficheiros de controlo orçamental com despesas e receitas;
• Manter ficheiros de controlo de cash flow, incluindo previsões de pagamentos de IVA;
• Apoiar a administração de Recursos Humanos e a gestão da documentação dos colaboradores;
• Dar suporte aos processos de onboarding e offboarding;
• Coordenar informação e documentação com parceiros de payroll e contabilidade;
• Apoiar a gestão de contratos, ausências, férias e outros processos recorrentes de RH;
• Apoiar iniciativas internas e outras necessidades relacionadas com colaboradores.

Requisitos:

• Experiência prévia como HR Assistant, Administrative Assistant, Office Assistant, Office Manager, Finance Administrator ou função semelhante;
• Experiência no contacto com contabilistas e na gestão de documentação financeira e administrativa;
• Experiência com faturas, despesas e documentação contabilística;
• Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe;
• Facilidade de relacionamento com fornecedores, parceiros externos e diferentes stakeholders internos;
• Bons conhecimentos de Excel ou Google Sheets e ferramentas de produtividade;
• Fluência em português e capacidade para comunicar em inglês;
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma e gerir responsabilidades recorrentes;
• Perfil prático, responsável, proativo e hands-on.

Será valorizado:

• Experiência com reconciliações bancárias.

Oferta:

• Regime part-time;
• Modelo híbrido, com 2 dias por semana no escritório em Lisboa;
• Horário distribuído ao longo da semana, idealmente durante as manhãs;
• Função transversal com contacto com Administração, Finance, Recursos Humanos e operações;
• Integração numa empresa tecnológica em fase de crescimento.

A Trustly está a recrutar um/a Financial Accountant para integrar a equipa de Financial Reporting and Accounting, em Lisboa, num modelo de trabalho híbrido e com contrato a termo de 12 meses. A função terá como foco o fecho mensal e anual de contas, reporting financeiro e apoio aos processos de auditoria.

A oportunidade destina-se a profissionais qualificados na área de Contabilidade, com experiência sólida em IFRS adquirida em contexto empresarial e experiência na gestão integral de processos de month-end close.

Responsabilidades:

• Assumir o processo de fecho mensal das entidades atribuídas;
• Preparar lançamentos contabilísticos, reconciliações e mapas de suporte;
• Garantir o cumprimento das normas contabilísticas aplicáveis;
• Preparar análises e comentários mensais, trimestrais e anuais às variações de Balanço e P&L;
• Apoiar o processo de auditoria de final de ano;
• Participar em projetos relacionados com a área financeira;
• Identificar e implementar melhorias nos processos;
• Colaborar com as restantes equipas de Finance, incluindo Reporting, Tax, Treasury e Finance Operations.

Requisitos:

• Qualificação profissional em Contabilidade, como ACA, ACCA, CIMA ou equivalente, incluindo Contabilista Certificado ou ROC em Portugal;
• Experiência sólida com IFRS em contexto empresarial;
• Boa compreensão da aplicação prática das normas contabilísticas em ambiente comercial;
• Experiência comprovada na gestão integral de processos de fecho mensal;
• Elevada atenção ao detalhe e forte capacidade analítica;
• Bons conhecimentos de Excel;
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma e em equipa;
• Capacidade para trabalhar num ambiente internacional e dinâmico.

Será valorizado:

• Experiência com sistemas contabilísticos como Netsuite.

Oferta:

• Contrato a termo de 12 meses;
• Modelo de trabalho híbrido em Lisboa;
• Integração numa equipa financeira internacional;
• Responsabilidade direta sobre processos de fecho e reporting financeiro;
• Participação em projetos de melhoria contínua e transformação da área financeira;
• Contacto próximo com diferentes áreas de Finance num ambiente tecnológico e internacional.

Empresa localizada em Vila Nova de Gaia procura um/a Administrative Assistant para uma posição full-time, com contrato a termo certo. A função terá como foco o apoio administrativo e operacional a diferentes áreas da organização, bem como a gestão diária do escritório.

A oportunidade destina-se a profissionais organizados, autónomos e atentos ao detalhe, com experiência em funções administrativas, suporte operacional ou office management e bons conhecimentos de inglês.

Responsabilidades:

• Prestar apoio administrativo às áreas de Recursos Humanos, Financeira, Jurídica, Marketing e Administração;
• Gerir e acompanhar o email geral da empresa e outros pedidos administrativos;
• Preparar, rever, atualizar e organizar documentos, apresentações, procedimentos e outros materiais internos;
• Digitalizar, arquivar e manter atualizada a documentação da empresa;
• Assegurar a gestão diária do escritório, incluindo limpeza, manutenção, zonas comuns e contacto com fornecedores;
• Gerir stocks e adquirir material de escritório, água, café, snacks e outros consumíveis;
• Preparar salas de reunião e receber clientes, fornecedores, visitantes e novos colaboradores;
• Gerir correio, encomendas e entregas, assegurando a respetiva distribuição;
• Apoiar processos de onboarding, viagens de trabalho e outras necessidades logísticas;
• Apoiar a organização de eventos e atividades internas, incluindo compras e gestão de fornecedores;
• Executar outras tarefas administrativas e operacionais necessárias ao bom funcionamento da empresa.

Requisitos:

• 12.º ano de escolaridade ou formação superior;
• Experiência prévia em funções administrativas, suporte operacional ou gestão de escritório;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Excel, Word e PowerPoint;
• Capacidade para preparar e rever documentos, apresentações e procedimentos;
• Excelente capacidade de organização, autonomia e atenção ao detalhe;
• Boas competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Capacidade para trabalhar em equipa e gerir várias prioridades em simultâneo;
• Forte sentido de responsabilidade, discrição e ética profissional;
• Fluência em inglês, oral e escrito;
• Carta de condução válida.

Será valorizado:

• Formação em Administração, Gestão ou área relacionada.

Oferta:

• Contrato a termo certo;
• Regime full-time;
• Função transversal com contacto com diferentes áreas da empresa.

A LUZA Group procura um/a People Operations Coordinator para integrar um cliente em Sines, assumindo o principal ponto de contacto local da área de Pessoas & Cultura para as operações no Sul de Portugal. A função será maioritariamente desempenhada em Sines, com apoio regular às operações em Lisboa e Santarém.

A posição combina responsabilidades de processamento salarial e administração de Recursos Humanos com atividades de desenvolvimento de pessoas, trabalhando em proximidade com gestores, colaboradores e a equipa de Pessoas & Cultura.

Responsabilidades:

• Gerir os processos administrativos de Recursos Humanos, incluindo contratos de trabalho, renovações e documentação dos colaboradores;
• Preparar e validar os dados mensais necessários ao processamento salarial;
• Prestar apoio aos colaboradores em questões relacionadas com salários e elaborar simulações salariais;
• Apoiar processos de relações laborais e disciplinares em articulação com o HR Business Partner;
• Apoiar a gestão de benefícios, carreira, competências e desempenho;
• Monitorizar e reportar indicadores de Pessoas & Cultura, incluindo número de colaboradores e rotatividade;
• Coordenar os processos de onboarding e offboarding;
• Apoiar a atualização de descrições de funções e do Manual de Funções;
• Contribuir para iniciativas relacionadas com clima organizacional e engagement dos colaboradores;
• Manter uma relação próxima com gestores e colaboradores das diferentes unidades.

Requisitos:

• Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos, Psicologia, Gestão ou área relacionada;
• Mínimo de 3 anos de experiência numa função generalista de Recursos Humanos;
• Experiência prática em processamento salarial e administração de Recursos Humanos;
• Bons conhecimentos da legislação laboral portuguesa, incluindo contratos, horários, assiduidade, trabalho suplementar e processos disciplinares;
• Experiência na análise de indicadores de RH;
• Bons conhecimentos de Excel e sistemas de RH ou processamento salarial;
• Bons conhecimentos de inglês;
• Residência em Sines ou no Alentejo Litoral, ou disponibilidade para mudança para a região;
• Autonomia, capacidade de organização e fortes competências interpessoais;
• Disponibilidade para deslocações regulares entre Sines, Lisboa e Santarém.

Será valorizado:

• Experiência em ambientes industriais, operacionais ou organizações com várias unidades.

Oferta:

• Função abrangente na área de Pessoas & Cultura, combinando operações de RH, processamento salarial e desenvolvimento de pessoas;
• Contacto próximo com gestores e colaboradores de diferentes operações industriais;
• Integração num ambiente dinâmico e internacional;
• Oportunidades de desenvolvimento profissional e progressão de carreira.

A RHmais encontra-se a recrutar para multinacional de referência no setor das telecomunicações um(a) Executive Team Assistant para integrar a área de Cyber Security.

Esta função terá um papel fundamental no suporte administrativo e operacional de uma equipa internacional, assegurando o acompanhamento de processos, coordenação entre stakeholders e apoio às atividades diárias da área.

**Principais responsabilidades e tarefas:**
– Apoiar a operação diária da equipa de Cyber Security;
– Acompanhar processos de aprovação em plataformas internas;
– Preparar apresentações executivas, relatórios e documentação de suporte;
– Elaborar atas de reunião e acompanhar ações definidas;
– Apoiar processos de onboarding de colaboradores externos;
– Gerir listas de distribuição e documentação da área;
– Acompanhar processos de compras, requisições e aprovações internas;
– Planear e acompanhar calendários e atividades da equipa;
– Interagir com diferentes stakeholders nacionais e internacionais do Grupo Vodafone.

**Perfil pretendido:**
– Experiência mínima de 2 anos em funções administrativas, executive assistant, personal assistant, team assistant ou similares;
– Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades;
– Experiência na utilização de Microsoft Office, especialmente Excel e PowerPoint;
– Facilidade de adaptação a novas plataformas e sistemas;
– Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
– Elevada autonomia e proatividade;
– Capacidade de multitasking e resolução de problemas;
– Inglês avançado (obrigatório).

**Valorizamos:**
– Experiência em multinacionais;
– Experiência de apoio à direção ou equipas de gestão;
– Conhecimentos de SAP ou plataformas de compras;
– Experiência em ambientes tecnológicos ou telecomunicações.

**Oferecemos:**
– Integração num projeto de referência no mercado das telecomunicações;
– Regime híbrido (3 dias remotos e 2 presenciais);
– Possibilidade de adquirir experiência numa das empresas mais reconhecidas do setor.

**Local de Trabalho**: Parque das Nações (Lisboa) / Híbrido

**Compromisso de diversidade e inclusão**

Na RHmais promovemos a igualdade de oportunidades e de tratamento das pessoas independentemente do sexo, idade, religião ou crença, diferentes capacidades, orientação sexual, ideologia política, raça ou etnia.

Todas as candidaturas serão tratadas com a máxima confidencialidade.

Ao submeter a sua candidatura, está a autorizar o tratamento dos seus dados pessoais pela RHmais.

Consulte a nossa [política de privacidade](https://www.gruporhmais.pt/pt/politica-de-privacidade-rs).

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A RHmais encontra-se a recrutar para multinacional de referência no setor das telecomunicações um(a) Portfolio & Product Specialist para integrar a área de Portfolio e Negociação.

Esta função terá um papel fundamental na gestão e desenvolvimento de categorias de produtos complementares, contribuindo para a dinamização comercial, acompanhamento da performance dos produtos e articulação entre fornecedores e diferentes áreas do negócio.

**Principais responsabilidades e tarefas:**
– Acompanhar o ciclo de vida dos produtos sob sua responsabilidade;
– Monitorizar a performance comercial dos produtos em loja e canais online;
– Colaborar na definição e implementação de campanhas comerciais e promocionais;
– Apoiar a gestão de categorias como wearables, acessórios, televisões e equipamentos recondicionados;
– Desenvolver relacionamento com fabricantes e fornecedores;
– Solicitar e acompanhar propostas comerciais e condições de fornecimento;
– Preparar relatórios, análises e apresentações de suporte à decisão;
– Trabalhar em articulação com equipas de Marketing, Comercial, Retail, Supply Chain e Finance;
– Participar em reuniões com fornecedores nacionais e internacionais.

**Perfil pretendido:**
– Licenciatura em Gestão, Marketing, Economia ou área similar;
– Experiência profissional em funções comerciais, gestão de produto, category management, portfolio management ou áreas semelhantes;
– Valorizada experiência em telecomunicações, retalho tecnológico, fabricantes ou eletrónica de consumo;
– Forte orientação comercial e visão de negócio;
– Boa capacidade analítica;
– Bons conhecimentos de Excel;
– Inglês fluente (obrigatório);
– Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.

**Oferecemos:**
– Integração num projeto de referência no mercado das telecomunicações;
– Regime híbrido (3 dias remotos e 2 presenciais);
– Possibilidade de adquirir experiência numa das empresas mais reconhecidas do setor.

**Local de Trabalho**: Parque das Nações (Lisboa) / Híbrido

**Compromisso de diversidade e inclusão**

Na RHmais promovemos a igualdade de oportunidades e de tratamento das pessoas independentemente do sexo, idade, religião ou crença, diferentes capacidades, orientação sexual, ideologia política, raça ou etnia.

Todas as candidaturas serão tratadas com a máxima confidencialidade.

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