Business Support Specialist | Lisboa

A Inetum está a recrutar um/a Business Support Specialist para Lisboa, com o objetivo de prestar apoio operacional e executivo a líderes séniores de negócio.

A Inetum é uma empresa europeia de referência em serviços digitais, apoiando organizações em processos de transformação tecnológica através de áreas como consultoria, application services, engenharia digital, cloud, cibersegurança, plataformas e serviços de infraestrutura.

Esta função será essencial para assegurar a eficiência das operações diárias, permitindo que as equipas de liderança se foquem nas prioridades estratégicas e no crescimento do negócio.

Responsabilidades:

• Prestar apoio abrangente a líderes séniores de negócio, assegurando o bom funcionamento das operações diárias;
• Gerir calendários complexos, priorizando reuniões e atividades de acordo com as necessidades do negócio;
• Coordenar reuniões internas e externas, incluindo interações com clientes, parceiros e stakeholders séniores;
• Identificar proativamente conflitos de agenda e recomendar soluções eficazes;
• Preparar a logística de reuniões, agendas, apresentações e documentação de apoio, sempre que necessário;
• Organizar reuniões de liderança, business reviews, workshops, offsites e outros eventos estratégicos;
• Gerir viagens nacionais e internacionais de ponta a ponta;
• Coordenar voos, alojamento, transporte, vistos e documentação de viagem;
• Preparar itinerários detalhados e garantir que toda a logística está alinhada com os requisitos do negócio;
• Acompanhar planos de viagem e resolver alterações ou imprevistos de forma proativa;
• Atuar como ponto de contacto para apoio relacionado com viagens;
• Preparar, submeter e acompanhar relatórios de despesas em conformidade com as políticas da empresa;
• Garantir documentação correta, reconciliação e processamento atempado de despesas;
• Manter registos e documentação de suporte organizados;
• Colaborar com equipas de Finance e Business Operations na resolução de questões relacionadas com despesas;
• Construir relações eficazes com equipas internas e parceiros externos;
• Apoiar a colaboração e comunicação entre diferentes unidades de negócio e geografias;
• Gerir informação sensível e confidencial com profissionalismo e discrição;
• Contribuir para melhorias de processos que aumentem a eficiência e a excelência operacional.

Requisitos:

• Experiência anterior em Executive Support, Business Support, Office Coordination ou função similar;
• Capacidade comprovada para gerir várias prioridades num ambiente dinâmico;
• Fortes competências de organização e planeamento;
• Elevada atenção ao detalhe;
• Excelentes competências de comunicação e gestão de stakeholders;
• Experiência na coordenação de viagens e gestão de processos de despesas;
• Domínio de ferramentas Microsoft 365, nomeadamente Outlook, Teams, Word, Excel e PowerPoint;
• Capacidade para trabalhar de forma autónoma, mantendo uma atitude colaborativa;
• Nível profissional de inglês, falado e escrito.

Será valorizado:

• Experiência no apoio a equipas de liderança sénior em ambiente multinacional;
• Familiaridade com plataformas de gestão de viagens e despesas;
• Conhecimento de processos administrativos e operacionais em organizações de consultoria ou tecnologia.