Business Manager Portugal – Responsável Administrativo e Financeiro | Lisboa – Part-Time

A Timeleft está a recrutar um/a Business Manager Portugal – Responsável Administrativo e Financeiro para assumir a gestão financeira e administrativa da sua entidade portuguesa, Hello Stranger Timeleft Portugal, Lda., com sede operacional na zona de Lisboa. A posição é part-time, correspondente a 80% de um horário full-time, e exige disponibilidade para presença física semanal.

O/A profissional terá responsabilidade direta pelo fecho mensal, reporting financeiro, tesouraria, pagamentos, relação com a contabilidade externa, obrigações administrativas e legais e acompanhamento de colaboradores e freelancers. A função reporta ao VP Finance, em Paris, e trabalha diretamente com o Head of People e o CEO.

Responsabilidades:

• Gerir o fecho contabilístico mensal da entidade portuguesa, incluindo acréscimos, faturas de fornecedores, payroll, movimentos intercompany e reconciliações bancárias;
• Gerir a relação com o prestador externo de contabilidade e o Contabilista Certificado, definindo prioridades, revendo o trabalho realizado e identificando eventuais incorreções;
• Preparar mensalmente a demonstração de resultados, acompanhando a evolução face ao mês anterior e explicando os principais desvios;
• Controlar e reconciliar as contas bancárias, garantindo a justificação dos movimentos relevantes;
• Preparar, em colaboração com a contabilidade, as contas anuais e obrigações legais da empresa;
• Garantir que toda a documentação financeira é organizada, justificada e facilmente consultável;
• Supervisionar pagamentos a fornecedores, freelancers e restantes prestadores;
• Preparar payment runs e acompanhar a respetiva execução;
• Gerir a relação bancária, incluindo contas, limites de pagamento, permissões de utilizadores e signatários;
• Acompanhar diariamente a posição de tesouraria, compromissos assumidos e obrigações futuras;
• Manter um calendário de pagamentos que assegure o cumprimento dos prazos de fornecedores, salários, impostos e Segurança Social;
• Confirmar mensalmente os pagamentos de colaboradores EOR e freelancers através da Deel;
• Gerir com a Deel contratos, alterações, admissões, saídas e faturação relacionados com a entidade portuguesa;
• Apoiar a implementação do processamento salarial local em Portugal, em conjunto com Recursos Humanos e a contabilidade;
• Realizar uma revisão mensal de headcount, prestadores e assuntos pendentes com o Head of People;
• Ser o principal ponto de contacto em português com contabilistas, bancos, Autoridade Tributária, Segurança Social e outras entidades locais;
• Gerir obrigações administrativas, registos, declarações, certificados, RCBE e renovações da certidão permanente;
• Gerir na prática a sede registada, incluindo correspondência e procedimentos presenciais;
• Manter organizada e atualizada a documentação societária, incluindo estatutos, atas, procurações, contratos e acordos intercompany;
• Acompanhar contratos com fornecedores portugueses, incluindo renovações e arquivo;
• Controlar a execução do orçamento por centro de custo e preparar previsões face ao plano;
• Analisar desvios orçamentais e apresentar as respetivas causas ao VP Finance;
• Preparar recomendações trimestrais sobre a alocação do orçamento;
• Apoiar trabalhos de FP&A, reporting e outros projetos financeiros e administrativos do grupo;
• Documentar os processos implementados, garantindo a existência de procedimentos claros e replicáveis.

Requisitos:

• Entre 4 e 6 anos de experiência em Contabilidade, Operações Financeiras ou Gestão Administrativa e Financeira;
• Experiência direta e responsabilidade por processos de fecho contabilístico mensal;
• Conhecimentos sólidos de Contabilidade, incluindo capacidade para interpretar balanços e demonstrações de resultados;
• Experiência em reconciliações bancárias, tesouraria, processamento de pagamentos e acompanhamento de cash flow;
• Conhecimentos práticos do enquadramento contabilístico, fiscal e contributivo português, incluindo SNC, IVA, IRC e Segurança Social;
• Experiência de trabalho direto com contabilistas externos;
• Capacidade para rever e questionar informação contabilística produzida por prestadores externos;
• Experiência de contacto direto com entidades externas, incluindo contabilistas, bancos e autoridades fiscais;
• Bons conhecimentos de Excel ou Google Sheets, incluindo tabelas dinâmicas, funções de pesquisa e construção de modelos;
• Formação superior em Contabilidade, Finanças, Gestão, Economia ou percurso profissional equivalente;
• Português e inglês fluentes, falados e escritos;
• Residência na zona de Lisboa e disponibilidade para presença física semanal;
• Elevado rigor e atenção ao detalhe;
• Autonomia e forte sentido de responsabilidade;
• Capacidade para identificar e comunicar problemas de forma antecipada, propondo soluções;
• Discrição no tratamento de informação salarial, bancária e financeira;
• Capacidade para trabalhar diretamente com membros da direção e apresentar informação financeira em inglês.

Será valorizado:

• Experiência numa startup ou scale-up com operações em vários países;
• Experiência como responsável financeiro único de uma pequena empresa ou subsidiária estrangeira;
• Conhecimentos de operações intercompany, transfer pricing ou refaturação entre empresas;
• Experiência com Deel, Qonto ou Finthesis;
• Experiência em reporting para investidores ou fundos;
• Experiência anterior em auditoria, Big Four ou gabinete de contabilidade;
• Qualificação como Contabilista Certificado ou processo de obtenção da mesma;
• Experiência na implementação de payroll, contas bancárias ou processos contabilísticos de uma nova entidade;
• Experiência nos setores de consumo, marketplaces, eventos ou hotelaria;
• Experiência na automatização de processos através de scripts ou ferramentas de Inteligência Artificial.

Objetivos iniciais:

• Mapear e rever a documentação societária, bancária, contabilística e contratual da entidade portuguesa;
• Criar calendários de fecho mensal, pagamentos, compliance e obrigações legais;
• Preparar um diagnóstico dos principais riscos administrativos e financeiros;
• Assumir o processo de fecho mensal e produzir reporting de P&L, tesouraria e execução orçamental;
• Assumir a supervisão dos principais pagamentos e regularizar documentação em falta;
• Criar procedimentos repetíveis para fecho, pagamentos e compliance;
• Preparar reporting para investidores e implementar acompanhamento orçamental por centro de custo;
• Desenvolver um manual de funcionamento financeiro e administrativo da entidade;
• Identificar processos com potencial de automatização.

Oferta:

• Posição part-time, correspondente a 80% FTE;
• Função com elevada autonomia e responsabilidade sobre a operação financeira e administrativa da empresa em Portugal;
• Contacto direto com o VP Finance, Head of People e CEO;
• Exposição a reporting financeiro, FP&A, tesouraria, payroll, compliance e gestão societária;
• Integração numa empresa internacional com operações em vários mercados;
• Oportunidade de construir e melhorar processos financeiros e administrativos da entidade portuguesa.