Office Manager & Executive Assistant | Porto

A MASSLAB está a recrutar um/a Office Manager & Executive Assistant para assumir a coordenação operacional do seu estúdio no Porto, numa posição full-time e presencial. A função combina gestão de escritório, controlo administrativo e financeiro, apoio à equipa e assistência executiva aos partners da empresa.

A oportunidade destina-se a profissionais experientes, autónomos e altamente organizados, com experiência comprovada em Office Management, Executive Assistance ou funções administrativas sénior. As candidaturas devem ser enviadas até 27 de setembro.

Responsabilidades:

• Supervisionar a manutenção, organização e logística do espaço de escritório;
• Gerir a receção, salas de reuniões e apoio a visitas ao estúdio;
• Coordenar fornecedores de limpeza, IT, software, material de escritório e outros serviços;
• Gerir stocks, contratos de serviços e requisitos de conformidade legal;
• Organizar documentação administrativa, incluindo faturas, seguros e contratos;
• Gerir pagamentos a fornecedores;
• Acompanhar o orçamento operacional anual e preparar reportes mensais de custos para Finance e Controller;
• Gerir pedidos de suporte de IT e apoiar a organização de reuniões e eventos;
• Organizar viagens da equipa e gerir plataformas de mobilidade e despesas;
• Apoiar a logística de onboarding em articulação com a equipa de People;
• Gerir agendas, compromissos e correspondência dos partners;
• Organizar viagens e despesas dos partners;
• Coordenar reuniões com clientes e visitas ao estúdio;
• Assegurar o funcionamento diário do escritório com autonomia, rigor e capacidade de priorização.

Requisitos:

• Experiência comprovada em Office Management, Executive Assistance ou funções administrativas sénior;
• Experiência no acompanhamento de orçamentos, negociação com fornecedores e conformidade administrativa;
• Excelente capacidade de organização e atenção ao detalhe;
• Capacidade comprovada para definir prioridades e trabalhar de forma autónoma;
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Elevado sentido de responsabilidade e fiabilidade profissional;
• Capacidade para gerir várias tarefas e prioridades num ambiente dinâmico;
• Fluência em português e inglês, oral e escrita;
• Conhecimentos avançados de Microsoft Office e/ou outras ferramentas de organização;
• Perfil estratégico, colaborativo e proativo;
• Forte capacidade de resolução de problemas.

Será valorizado:

• Experiência em ambientes empresariais de ritmo elevado;
• Conhecimentos de ferramentas de design.

Oferta:

• Posição full-time;
• Trabalho presencial no escritório da MASSLAB, no Porto;
• Remuneração ajustada à experiência comprovada;
• Integração numa equipa multicultural, dinâmica e criativa;
• Oportunidade de contribuir para projetos internacionais;
• Possibilidades de crescimento e desenvolvimento profissional;
• Pacote de benefícios;
• Ambiente de trabalho colaborativo, flexível e dinâmico no centro do Porto.