Administrative Assistant | Vila Nova de Gaia

Empresa localizada em Vila Nova de Gaia procura um/a Administrative Assistant para uma posição full-time, com contrato a termo certo. A função terá como foco o apoio administrativo e operacional a diferentes áreas da organização, bem como a gestão diária do escritório.

A oportunidade destina-se a profissionais organizados, autónomos e atentos ao detalhe, com experiência em funções administrativas, suporte operacional ou office management e bons conhecimentos de inglês.

Responsabilidades:

• Prestar apoio administrativo às áreas de Recursos Humanos, Financeira, Jurídica, Marketing e Administração;
• Gerir e acompanhar o email geral da empresa e outros pedidos administrativos;
• Preparar, rever, atualizar e organizar documentos, apresentações, procedimentos e outros materiais internos;
• Digitalizar, arquivar e manter atualizada a documentação da empresa;
• Assegurar a gestão diária do escritório, incluindo limpeza, manutenção, zonas comuns e contacto com fornecedores;
• Gerir stocks e adquirir material de escritório, água, café, snacks e outros consumíveis;
• Preparar salas de reunião e receber clientes, fornecedores, visitantes e novos colaboradores;
• Gerir correio, encomendas e entregas, assegurando a respetiva distribuição;
• Apoiar processos de onboarding, viagens de trabalho e outras necessidades logísticas;
• Apoiar a organização de eventos e atividades internas, incluindo compras e gestão de fornecedores;
• Executar outras tarefas administrativas e operacionais necessárias ao bom funcionamento da empresa.

Requisitos:

• 12.º ano de escolaridade ou formação superior;
• Experiência prévia em funções administrativas, suporte operacional ou gestão de escritório;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Excel, Word e PowerPoint;
• Capacidade para preparar e rever documentos, apresentações e procedimentos;
• Excelente capacidade de organização, autonomia e atenção ao detalhe;
• Boas competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Capacidade para trabalhar em equipa e gerir várias prioridades em simultâneo;
• Forte sentido de responsabilidade, discrição e ética profissional;
• Fluência em inglês, oral e escrito;
• Carta de condução válida.

Será valorizado:

• Formação em Administração, Gestão ou área relacionada.

Oferta:

• Contrato a termo certo;
• Regime full-time;
• Função transversal com contacto com diferentes áreas da empresa.