A Six Floor Solutions está a recrutar um/a Administrative Assistant para apoiar as operações administrativas, financeiras e de Recursos Humanos, em Lisboa, num regime part-time e híbrido, com 2 dias por semana no escritório. A função terá uma presença regular ao longo da semana, idealmente durante as manhãs.
A oportunidade destina-se a profissionais experientes em funções administrativas, office management, suporte financeiro ou Recursos Humanos, com forte capacidade de organização, autonomia e atenção ao detalhe.
Responsabilidades:
- Gerir as necessidades administrativas do escritório e das diferentes equipas;
- Manter a documentação da empresa organizada e atualizada;
- Acompanhar processos administrativos e burocráticos recorrentes;
- Coordenar material de escritório, compras, entregas e outras necessidades logísticas;
- Gerir a relação com fornecedores e prestadores de serviços externos;
- Apoiar a organização de reuniões, atividades internas e outras necessidades operacionais;
- Coordenar a aquisição e gestão de merchandising da empresa;
- Acompanhar prazos administrativos, renovações e obrigações recorrentes;
- Atuar como ponto de contacto com a equipa externa de contabilidade;
- Recolher, organizar e partilhar faturas, recibos e restante documentação contabilística;
- Apoiar reconciliações bancárias e tarefas financeiras de rotina;
- Manter registos organizados de despesas e respetiva documentação de suporte;
- Apoiar a preparação de pagamentos e a gestão administrativa de fornecedores;
- Atualizar ficheiros de controlo orçamental com despesas e receitas;
- Manter ficheiros de controlo de cash flow, incluindo previsões de pagamentos de IVA;
- Apoiar a administração de Recursos Humanos e a gestão da documentação dos colaboradores;
- Dar suporte aos processos de onboarding e offboarding;
- Coordenar informação e documentação com parceiros de payroll e contabilidade;
- Apoiar a gestão de contratos, ausências, férias e outros processos recorrentes de RH;
- Apoiar iniciativas internas e outras necessidades relacionadas com colaboradores.
Requisitos:
- Experiência prévia como HR Assistant, Administrative Assistant, Office Assistant, Office Manager, Finance Administrator ou função semelhante;
- Experiência no contacto com contabilistas e na gestão de documentação financeira e administrativa;
- Experiência com faturas, despesas e documentação contabilística;
- Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe;
- Facilidade de relacionamento com fornecedores, parceiros externos e diferentes stakeholders internos;
- Bons conhecimentos de Excel ou Google Sheets e ferramentas de produtividade;
- Fluência em português e capacidade para comunicar em inglês;
- Capacidade para trabalhar de forma autónoma e gerir responsabilidades recorrentes;
- Perfil prático, responsável, proativo e hands-on.
Será valorizado:
- Experiência com reconciliações bancárias.
Oferta:
- Regime part-time;
- Modelo híbrido, com 2 dias por semana no escritório em Lisboa;
- Horário distribuído ao longo da semana, idealmente durante as manhãs;
- Função transversal com contacto com Administração, Finance, Recursos Humanos e operações;
- Integração numa empresa tecnológica em fase de crescimento.
