Operations Coordinator – Contrato de 1 ano, Lisboa

A World Learning Portugal está a recrutar um/a Operations Coordinator para integrar a equipa em Lisboa, em regime full-time, com contrato de 1 ano.

A função reporta ao Center Director e terá como missão prestar apoio administrativo, financeiro e logístico ao centro em Portugal, garantindo o bom funcionamento diário dos programas, atividades de estudantes e experiências de aprendizagem no terreno.

Responsabilidades:

• Prestar apoio operacional e administrativo contínuo ao Center Director;
• Coordenar o planeamento e implementação de programas académicos e atividades de estudantes ao longo do semestre;
• Manter horários, registos, documentação e sistemas internos de comunicação atualizados;
• Assegurar o bom funcionamento diário das operações dos programas;
• Atuar como primeiro ponto de contacto para questões logísticas e operacionais básicas dos estudantes;
• Gerir e acompanhar despesas, faturas e recibos relacionados com os programas;
• Apoiar processos de reporting financeiro, garantindo documentação completa e rigorosa;
• Assegurar conformidade com regras fiscais portuguesas, incluindo validação de faturas e organização de registos;
• Apoiar o cumprimento de procedimentos internos e legislação laboral portuguesa relacionados com contratos, pagamentos e reporting;
• Organizar registos financeiros e administrativos para fins internos e de auditoria;
• Apoiar a organização de atividades, workshops e eventos para estudantes;
• Acompanhar estudantes e equipa em visitas, field visits e excursões;
• Coordenar logística de atividades no terreno, incluindo horários, presenças, transporte e apoio no local;
• Apoiar necessidades logísticas relacionadas com o bem-estar dos estudantes;
• Coordenar procedimentos com a seguradora em caso de incidentes ou necessidades de apoio a estudantes;
• Trabalhar com parceiros, docentes e equipas administrativas para garantir alinhamento e fluidez operacional;
• Apoiar a comunicação entre equipas internas e colaboradores externos;
• Contribuir para um ambiente de trabalho colaborativo e orientado para soluções.

Requisitos:

• Licenciatura em Gestão, Administração de Empresas, Finanças ou área relevante;
• Autorização para trabalhar em Portugal;
• Forte capacidade de organização e multitasking;
• Excelente atenção ao detalhe;
• Perfil proativo, com capacidade para antecipar necessidades e acompanhar tarefas de forma autónoma;
• Boas competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Capacidade para trabalhar de forma independente e em equipa;
• Boa capacidade de resolução de problemas e gestão de tempo;
• Conhecimentos de administração financeira, incluindo acompanhamento de orçamento, recibos e faturação;
• Familiaridade ou vontade de aprender sobre o contexto fiscal e administrativo português;
• Disponibilidade para trabalhar em ambiente dinâmico, com prioridades variáveis e períodos de maior carga de trabalho;
• Fluência em inglês.

Será valorizado:

• Mestrado ou pós-graduação em área relevante;
• Conhecimento de áreas como sustentabilidade, comunicação e media, saúde pública, justiça ambiental, engenharia ou áreas relacionadas;
• Experiência anterior em coordenação administrativa, apoio a programas ou operações;
• Experiência com documentação financeira ou processos de compliance em contexto institucional;
• Elevada literacia digital e domínio de Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
• Capacidade para aprender rapidamente novos sistemas de negócio, como Intacct;
• Conhecimento ou interesse em processos de contratação em Portugal.

Condições:

• Contrato de 1 ano;
• Regime full-time;
• Salário bruto mensal entre 1.200€ e 1.400€, dependendo da experiência e qualificações;
• Benefícios de acordo com os requisitos legais locais;
• Data prevista de início entre setembro e outubro de 2026;
• Carga de trabalho variável de acordo com o ciclo académico, períodos de maior atividade e visitas no terreno;
• Ambiente multicultural, colaborativo e orientado para apoio a estudantes e programas académicos.

Perfil pessoal:

• Atitude respeitosa, profissional e colaborativa com estudantes, docentes, equipa e parceiros;
• Empatia e capacidade para ouvir, compreender necessidades e responder de forma ponderada;
• Sentido de responsabilidade, consistência e iniciativa;
• Espírito de equipa e conforto em ambientes multiculturais.

Candidatura:

Os candidatos devem submeter carta de apresentação e CV.

Sobre a World Learning Portugal:

A World Learning Portugal desenvolve programas académicos e experiências de aprendizagem em Portugal, apoiando estudantes, docentes e parceiros através de coordenação administrativa, logística, financeira e operacional.