Office and Facilities Assistant | Matosinhos – Full-Time

A Astrum CRO está a recrutar um/a Office and Facilities Assistant para trabalhar em Matosinhos, em regime full-time e com contrato permanente. A função terá como principal missão assegurar o apoio administrativo e operacional aos escritórios europeus da empresa, contribuindo para o funcionamento eficiente das instalações e para a coordenação de viagens, fornecedores, frota e seguros.

A posição implica contacto regular com equipas internas, fornecedores, proprietários, gestores de edifícios, brokers e prestadores de serviços, garantindo que as prioridades administrativas e operacionais se mantêm alinhadas em toda a organização.

Responsabilidades:

• Prestar apoio administrativo diário à equipa, incluindo gestão documental, correspondência, arquivo e comunicações internas;
• Preparar e formatar documentos, apresentações e relatórios solicitados pela gestão e pelas equipas;
• Planear, reservar e gerir viagens profissionais, incluindo voos, comboios, hotéis, transfers e aluguer de viaturas;
• Garantir que as viagens cumprem as políticas internas e os limites orçamentais definidos;
• Gerir a aquisição e reposição de material de escritório e consumíveis;
• Manter níveis adequados de stock nos diferentes escritórios;
• Atuar como principal ponto de contacto com a gestão dos edifícios, senhorios e prestadores de serviços de facilities;
• Coordenar pedidos de manutenção, reparações e remodelações;
• Gerir relações com fornecedores preferenciais nas áreas de viagens, consumíveis, facilities e serviços de escritório;
• Assegurar o cumprimento das condições contratadas e dos níveis de serviço acordados;
• Coordenar a renovação e administração das apólices de seguro da empresa;
• Acompanhar seguros relacionados com frota, escritórios, património e viagens;
• Articular com brokers e seguradoras para garantir níveis de cobertura adequados.

Oferta:

• Contrato permanente;
• Regime de trabalho full-time;
• Função transversal com responsabilidade sobre operações administrativas e facilities em vários escritórios europeus;
• Integração numa organização internacional.