Secretário executivo

A ManpowerGroup, líder mundial na área de Recursos Humanos, encontra-se a recrutar Office Manager (m/f), para prestigiado cliente, situado em Oeiras.

Office Manager entre 3 a 4 anos de experiência (mandatário), para assegurar o bom funcionamento diário do escritório e prestar apoio direto à Administração. Este perfil será responsável por tarefas administrativas, organização interna, contacto com fornecedores e colaboradores, bem como pelo apoio executivo à gestão de topo, garantindo eficiência, discrição e proatividade no acompanhamento das necessidades da direção.

Requisitos obrigatórios:

• Experiência anterior em funções administrativas ou de office management

• Formação superior em Gestão, Secretariado, Administração ou área similar

• Excelentes competências de comunicação oral e escrita

• Domínio das ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

• Fluência em português (oral e escrito);

• Domínio da Língua inglesa e espanhola (nível intermédio a avançado);

• Disponibilidade para trabalho 100% presencial

• Capacidade de lidar com múltiplas tarefas e gerir prioridades

• Sentido de responsabilidade e elevada autonomia

Perfil e competências:

• Pessoa educada, com postura profissional e apresentação cuidada

• Proativa, com forte capacidade de iniciativa e resolução de problemas

• Organizada, metódica e com atenção ao detalhe

• Profissional, sobretudo no tratamento de assuntos internos

• Boa capacidade de relacionamento interpessoal – com colegas, direção e fornecedores

• Espírito de colaboração e identificação com um ambiente de empresa familiar

• Eficiência na execução de tarefas e cumprimento de prazos

• Flexível e com atitude “faz acontecer”

Descritivo de Funções:

• Gestão de reservas de hotéis;

• Atendimento telefónico;

• Registo de correspondência recebida e distribuição da mesma pelos respetivos departamentos

• Participação em simulacros e resumo de avaliação de simulacro;

• Formação/informação interna sobre medidas de autoproteção/evacuação;

• Entrada de novos colaboradores Internos; coordenação de acesso a impressoras; seguros; medicina no trabalho; gestão de viaturas e equipamentos dos colaboradores; encomenda de vestuário; registo de ausências e atrasos de colaboradores e recolher justificação de faltas;

• Manutenção e atualização de arquivo funcional (p.e: contatos internos e salas de reuniões)

• Comunicação de entrada/saída de colaboradores junto da seguradora e acompanhamento de processos de acidentes de trabalho;

• Gestão e marcação de exame de admissão na Medicina no Trabalho;

• Manutenção de caixa de primeiros socorros (reposição de produtos em falta, confirmação de prazos de validade);

• Comunicação / solicitação de criação/ cancelamento de endereços de email e acessos (Helpdesk);

• Saída de colaboradores: Cancelamento seguros e envio de informação para Medicina no trabalho; Verificação de viaturas/equipamentos devolvidos; Cancelamento e devolução de cartões de acesso;

• Elaboração do Mapa de Férias anual com feriados nacionais e de Espanha (ficheiro Excel);

• Envio de informação interna a todos os colaboradores (Mapa de Férias anual + procedimentos internos);

• Emissão e manutenção de mapas de férias atualizados a serem afixados conforme legislação (excel – Mapa Geral e por colaborador);

• Viaturas: Gestão e marcação de revisões; coordenação com Administração e Departamento (faturas e pagamentos); mapa de kms de viaturas atualizado.

Condições:

• Contrato de trabalho direto com a empresa cliente;

• Vencimento compatível com as funções;

• Estabilidade profissional, numa empresa em forte expansão de mercado.

Se reúne os requisitos para a função envie o seu CV, com a referência/assunto: “Office Manager – Oeiras”.