Chefe de Gabinete

CRONOGRAMA DA PESQUISA:

Aceitação de candidaturas até o final do dia 29 de fevereiro de 2024
Data de início do período de prova: Março 2024
Data de fim do período de prova: Agosto 2024, com a oportunidade de ser contratado formalmente com base no desempenho e nas necessidades da equipe.

RESPONSABILIDADES:

Eventos e Iniciativas Públicas

Elaboração e envio de propostas para parceiros e potenciais parceiros.
Participação ativa na criação e implementação das várias iniciativas do IPDAL
Contacto aos fornecedores do IPDAL para as várias iniciativas (hotéis, mobilidade terrestre, aviões, som, imagem, montagem, material de comunicação, salas, apoio, etc.)
Levantamento regular das iniciativas em agenda dos principais parceiros institucionais do IPDAL
Gestão da agenda: marcação de reuniões, acompanhamento presencial ou virtual de reuniões específicas e elaboração de relatórios, destacando main takeaways e next steps.
Organização da sede do IPDAL (material, arquivos, etc.)
Responsável pelo protocolo, etiqueta e cerimonial do IPDAL nas iniciativas e reuniões. Não se requerem conhecimentos específicos prévios, será dada formação pela equipa do IPDAL.

Finanças

Emitir faturas e acompanhar os respetivos pagamentos.
Acompanhamento rigoroso das receitas e dívidas ao IPDAL.
Elaboração da execução orçamental mensal e acumulada (despesas e receitas).
Elaboração de comentários e recomendações à evolução orçamental.
Elaboração duma análise pormenorizada de todos os extratos bancários mensais.
Responsável pela comunicação com a contabilidade do Instituto.
Responsável pelo pagamento dos vencimentos.
Responsável pelo preenchimento e envio de toda a documentação

Comunicações, Website e Redes Sociais

Responsável pela comunicação interna e externa (boletins informativos, envio de agenda de reuniões, agendamento de reuniões, etc.)
Responsável pela publicação regular de conteúdos na página web do IPDAL.
Responsável pela gestão e atualização da base de dados do IPDAL
Responsável pela gestão e contacto da Rede de Universidades do IPDAL
Responsável pela supervisão e publicação de conteúdo para redes sociais do Instituto (LinkedIn, Instagram, Facebook e X- anteriormente conhecida como Twitter).

Supervisão de Assessores

Corresponsável pelo acompanhamento e supervisão dos assessores (4 estagiários em regime de part-time de 3 horas diárias).

COMPETÊNCIAS:

Comunicação: Fala e escreve de forma clara e eficaz; ouve os outros, interpreta corretamente as mensagens dos outros e responde adequadamente; faz perguntas para esclarecer e demonstra interesse em ter uma comunicação bidirecional; adapta a linguagem, o tom, o estilo e o formato de acordo com o público; demonstra abertura para compartilhar informações e manter as pessoas informadas.

Planeamento e organização: Desenvolve metas claras que são consistentes com as estratégias acordadas; identifica atividades e atribuições prioritárias; ajusta as prioridades conforme necessário; aloca a quantidade adequada de tempo e recursos para concluir o trabalho; prevê riscos e permite contingências ao planear; monitoriza e ajusta planos e ações conforme necessário; usa o tempo de forma eficiente.

Prestação de contas: Assume as responsabilidades e honra os compromissos. Opera em conformidade com as normas e regras organizacionais. Apoia os subordinados, supervisiona e assume a responsabilidade pelas atribuições delegadas.

Julgamento/tomada de decisões: Identifica as principais questões em situações complexas e chega rapidamente ao cerne do problema. Reúne informações relevantes antes de tomar uma decisão. Propõe um curso de ação ou faz uma recomendação com base em todas as informações disponíveis.

Pesquisa: Autonomia e proatividade, em análise conceptual e durante a realização de pesquisas independentes. Familiaridade e experiência no uso de várias fontes de pesquisa. Capacidade de trabalhar sob pressão e num contexto de alta responsabilidade e visibilidade. Dominar os assuntos com que trabalha, ser eficiente no cumprimento de objetivos, prazos e na obtenção de resultados.

QUALIFICAÇÕES:

Atenção rigorosa aos detalhes e compromisso com o acompanhamento.
É necessário ter diploma universitário em ciências políticas, direito, ciências sociais, relações internacionais, administração pública, economia ou numa área relacionada.
É necessário ter proficiência em todos os aplicações do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook). É preferível ter sólidos conhecimentos de informática em bancos de dados e/ou ferramentas de gestão de dados.
É necessário ter boas habilidades de análise, pesquisa e redação, capacidade de realizar várias tarefas em iniciativas complexas, fortes habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa.
Capacidade de desempenhar as suas responsabilidades de maneira madura e responsável, tomar decisões que sejam do melhor interesse do Instituto e demonstrar desenvoltura sob pressão.
Deve ser um/a jogador/a de equipe com espírito colaborativo
É desejável ter experiência de trabalho no front office e na organização de eventos/reuniões.
É necessário ter proficiência em português e inglês. Outras línguas serão um diferenciador.

COMO SE CANDIDATAR:

Os candidatos devem enviar UM e-mail com um CV/currículo, carta de apresentação e Certificado de Habilitações até o final do dia 29 de fevereiro de 2024.

O IPDAL é um empregador que oferece oportunidades iguais e considera os candidatos para todos os cargos sem levar em conta raça, cor, religião, credo, género, nacionalidade, idade, deficiência, estado civil ou de veterano, orientação sexual, filiação política ou qualquer outro status legalmente protegido.